NOVEDADES PRÁCTICAS INTRODUCIDAS POR LA LEY 11/2023 SOBRE LA DIGITALIZACIÓN DE ACTUACIONES NOTARIALES
En noviembre de 2023, se implementó la Ley 11/2023, en lo sucesivo Ley de Digitalización, que incluye disposiciones para establecer un protocolo electrónico notarial con el propósito de agilizar el intercambio de información y la emisión de documentos notariales. Todos estos nuevos servicios se prestarán a través de la Sede Electrónica Notarial que ya existe e implicará el previo registro de los ciudadanos en el Portal Notarial del Ciudadano.
Qué tipo de novedades introduce la Ley de Digitalización?
Las novedades que introduce tienen incidencia, tanto en los trámites notariales como en la introducción de medidas que agilizan la constitución de sociedades. Destacamos las siguientes:
- Autorización y otorgamiento de documentos a través de videoconferencia, sustituyendo la necesidad de comparecer físicamente en la notaría. Algunos ejemplos de los actos que podrán otorgarse de la manera descrita son:
- Pólizas mercantiles
- Constitución de sociedades de responsabilidad limitada
- Nombramientos de administradores y apoderamientos mercantiles (y revocaciones) y otorgamiento de cualquier otro acto societario (siempre que las aportaciones sean dinerarias).
- Otorgamiento de poderes para pleitos.
- Legitimaciones de firmas.
- Actas de junta general
- Otorgamiento de cartas de pago y cancelación de garantías
- Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
El procedimiento para comparecer de forma digital implica: (i) que el otorgante tenga de un certificado electrónico cualificado que acredite su identidad; (ii) que deberá accederse a una “sede electrónica notarial”; (iii) en la videoconferencia, el notario hará la revisión de documentos y advertencias propias que ya se realizan en una comparecencia; (iv) las escrituras que se autoricen llevarán un protocolo electrónico y (v) se firmarán electrónicamente.
2.También se permite la comparecencia electrónica del interesado en la sede electrónica notarial para aportar antecedentes o solicitar la expedición de copias simples o autorizadas.
- Solicitud de copias de las escrituras telemáticamente en la Sede Electrónica Notarial. Esta solicitud se podrá realizar acreditando la condición de interesado y a través de su certificado electrónico. Estas copias tendrán la misma eficacia que las copias en papel.
Además, a través del Portal Notarial del Ciudadano se podrá acceder a todas las escrituras firmadas desde el 1 de enero de 2007.
- Inclusión de CSV (Código de Verificación Seguro) en las escrituras con la finalidad de permitir la comprobación de la veracidad de las escrituras en la Sede Electrónica Notarial.
- Constitución on-line de sociedades de responsabilidad limitada así como las demás operaciones inscribibles y aquellas que sean dirigidas al cumplimiento de las obligaciones legales de dichas sociedades. Los requisitos exigidos son:
- Que la forma de la sociedad sea de responsabilidad limitada, no anónima.
- Que los socios realicen aportaciones dinerarias, las cuales, deberán realizarse mediante un instrumento de pago electrónico que permita la identificación del sujeto que efectuó la transferencia.
- Se podrán utilizar los llamados estatutos tipo y consecuente calificación por parte del Registro Mercantil en el plazo de seis horas hábiles. Si no se usan estos modelos el Registro tendrá cinco días laborales. Los estatutos tipo y escritura pública estandarizados se dispondrán en inglés también.
Excepciones a la comparecencia telemática
- Cuando el Notario sospeche o no tenga clara la intervención y acreditación digital de la identidad, podrá requerir la comparecencia física del interesado
- También podrá requerir esta comparecencia física cuando dude sobre la capacidad del otorgante.
En resumen, con la nueva Ley de Digitalización se quiere dar mayor celeridad a los trámites notariales, no sólo por la reducción de los plazos que operan en el Registro Mercantil cuando se acuda a los modelos estandarizados de escrituras y estatutos, sino también por la introducción de la videoconferencia notarial que permite agilizar trámites societarios urgentes.
Así mismo, esta ley marca un hito al permitir a ciudadanos y empresas obtener copias electrónicas de sus documentos, facilitando su intercambio con entidades, lo que resulta en ahorro de costes en papel y mayor rapidez en muchos trámites.