Una de las carencias más importantes que sufren la mayoría de despachos de abogados es el establecimiento de medidas eficaces de comunicación entre sus profesionales y sus clientes.
Gran parte de los usuarios de servicios jurídicos apunta que uno de los problemas más comunes cuando contrata un despacho de abogados es la fluidez de la información: recepción de información inmediata, conocimiento continuo de las gestiones que se realizan por él, de las comunicaciones judiciales recibidas, de los acontecimientos relevantes, del acceso a la documentación del expediente, del acceso al profesional, de la comprensión de lo que implica cada acontecimiento, etc.
Esto se traduce en que los clientes sientan muy a menudo que el abogado no es un profesional cercano y accesible. Deben confiar en el profesional y armarse de paciencia. Y esto es un problema porque en la mayoría de casos se nos contrata para solventar problemas que generan, en mayor o menor grado, preocupación y ansiedad.
Sin duda, hay abogados de todo tipo. Más o menos cercanos, más o menos empáticos, más o menos eficientes a la hora de trasladar la información. Pero también en cierto que en nuestra profesión es complicado a veces informar de todo lo que sucede, porque suceden a diario cosas “no relevantes” que no tienen una implicación directa en el resultado del encargo. O eso, o no sucede nada durante tiempo, como cuando dependemos de la rapidez de los organismos públicos (Juzgados y/o Administración).
A pesar de estas limitaciones, a nuestro entender las nuevas tecnologías ofrecen posibilidades que pueden ayudar sustancialmente a mejorar estas carencias.
¿Y si el cliente tuviera acceso a un historial completo del expediente en tiempo real y pudiera consultar y preguntar todo aquello que le inquieta cualquier día y cualquier hora de la semana?
Sirua, una herramienta pionera
Auris ofrece a sus clientes y profesionales una herramienta tecnológica de comunicación y gestión pionera en el sector, con la vocación de dar servicio integral 7/24.
En Auris Advocats hemos creado Sirua, una herramienta de gestión y comunicación hecha a medida, pensada para cubrir las necesidades de comunicación de nuestro sector, y con la vocación de mejorar exponencialmente la comunicación entre el cliente y el abogado. Sin que implique minorar el contacto directo, Sirua incluye funcionalidades para que el cliente pueda encontrar sus expedientes y toda la documentación relacionada, pueda descargar facturas y presupuestos, pueda comunicarse con los profesionales que le prestan servicios y otras herramientas directamente destinadas a mejorar la comunicación.
Sirua no es una Intranet. Se basa más en la tecnología Facebook o Linkedin, pareciéndose a una red social ubicada en un entorno seguro https, muy intuitiva, práctica y sencilla.
El cliente, en el momento de contratar nuestros servicios, obtiene un usuario y contraseña para acceder a Sirua, un entorno Web de uso exclusivo para clientes. Cuando accede, el sistema le lleva a un perfil propio y totalmente personalizado donde tiene acceso a un menú con su/s expediente/s, toda su documentación (facturas, presupuestos, suplidos) y, lo más importante, queda automáticamente conectado a los profesionales que le prestan servicios, que también disponen de perfil personalizado.
Las funcionalidades que encontrará, entre otras, son las siguientes:
- Perfil propio, que cada cliente podrá personalizar a su gusto.
- Servicio de mensajería privada para comunicarse con sus profesionales.
- Documentación, donde podrá descargar documentación importante como presupuestos, facturas, recibos, liquidaciones, etc.
- Expedientes: El cliente tendrá una lista con sus expedientes abiertos y cerrados. Cada expediente contará con un perfil o página propia, donde el cliente estará conectado con los profesionales que intervengan en dicho expediente. Allí se podrá encontrar toda la documentación, ordenada por categorías y cronológicamente, y se podrá consultar y/o descargar a petición del cliente. Se podrán insertar comentarios en los documentos que serán automáticamente remitidos al profesional.
- Sistema “muro”: Todos los perfiles (de clientes y profesionales) dispondrán de un muro. También dispondrán de muro las páginas de cada expediente. En este muro, el profesional y el cliente podrán publicar, indicando, entre otras cosas, las gestiones realizadas y últimos acontecimientos importantes relacionados con el expediente. Estas publicaciones podrán ser comentadas por el cliente y se podrán abrir conversaciones de forma ilimitada, a decisión de los usuarios que formen parte de ese expediente.
- Agenda / planificador: En cualquier momento un usuario podrá convocar una reunión a través de la aplicación convocando a los usuarios que crea conveniente e indicando su disponibilidad, consultando asimismo la disponibilidad del/los profesional/es que deban asistir a la reunión.
- Videoconferencia/chat: El usuario podrá utilizar un sistema de videoconferencia múltiple, con varios usuarios, para sustituir reuniones que no requieran un encuentro presencial.
- Grupos de interés: El usuario podrá sumarse y acceder a grupos de usuarios que puedan resultar de su interés y que se crearán ad-hoc en función de las tendencias del momento. Por ejemplo: “Afectados por una cláusula suelo”, “Profesionales del sector de las artes escénicas”.
- Biblioteca: También se crearán grupos con documentación de interés para los usuarios, totalmente organizada.
Muestra de un perfil en Sirua visto por un cliente ejemplo (Marc):
Más adelante publicaremos un monográfico sobre nuestra aplicación.