Muchas veces me encuentro en el despacho con socios que dudan sobre si deben ser o no administradores de su sociedad. La responsabilidad solidaria frente a terceros a la que están sometidos así como los deberes que deben cumplir en el ejercicio de su cargo hacen que exista “cierto miedo” a ocupar el cargo. Además, muchos entiende que existe cierto agravio frente a otros socios que ocupan únicamente la posición de socio de la sociedad, por los riesgos que se asume al ostentar este cargo. Vamos a intentar aclarar lo anterior.
En primer lugar, hay que decir que el órgano de administración es un órgano necesario y permanente, que significa que debe existir alguien que ejerza las funciones de administración desde el momento en que se constituye la sociedad y durante toda la vida de la misma. El órgano de administración es el responsable de la gestión y representación de la sociedad. Frente a la Junta general de accionistas o socios, que es el órgano que toma decisiones en el ámbito interno y donde participan todos los socios titulares del capital de la sociedad, el órgano de administración es quien gestiona y adopta las decisiones del día a día de la sociedad, quien ejecuta las decisiones de la Junta y quien representa a la sociedad en su actividad y frente a terceros.
El órgano de administración puede adoptar distintas formas de las previstas legalmente: administrador único (se atribuye a una única persona la gestión y representación de la sociedad); dos o más administradores solidarios (la administración se confiere a varias personas, ostentando cada una de ellas las facultades pera que la sociedad quede vinculada por la actuación individual de cada uno de ellos); administradores mancomunados (la administración se confiere a varias personas que deben actuar de forma conjunta, siendo necesario que al menos dos de ellos actúen de forma conjunta para llevar a cabo cualquier acto de gestión o representación de la sociedad); y finalmente el consejo de administración, integrado por un mínimo de tres miembros (que actúan de forma colegiada, es decir, mediante acuerdos sometidos a unos requisitos de quórum de convocatoria y de voto).
La facultad de optar entre uno u otro sistema es competencia de la junta general de socios o accionistas y depende principalmente del control que los socios quieren tener sobre el órgano de administración y de la flexibilidad o agilidad en la toma de decisiones que los socios quieran imponer.
La designación como administrador de una sociedad puede recaer tanto en personas físicas como jurídicas, que deben cumplir las condiciones fijadas legalmente y en los propios Estatutos de la sociedad. Estas fijan, básicamente, que quien pretenda ser nombrado administrador sea mayor de edad y deba tener libre disposición de sus bienes, sin ser necesario que sea socio de la sociedad ni exigirse ningún requisito de capacitación especial. Además, no pueden ser administradores los que se encuentren incursos en determinados alguna de las prohibiciones o incompatibilidades para el ejercicio del cargo fijadas legalmente (determinados funcionarios al servicio de la Administración pública, los inhabilitados concursalmente, los condenados por determinados delitos, etc…).
Aunque es posible, en el ámbito de las sociedades de responsabilidad limitada (en la que nos centramos por ser la forma jurídica más utilizada en la práctica), no es habitual que se designe a un tercero como administrador de la sociedad. El motivo principal es que, aunque el administrador está sujeto a obligaciones y deberes, tiene las más amplias facultades de gestión y administración, siempre dentro de los limites del objeto social y persiguiendo el interés social, y este poder asusta a los socios que quedan al margen de la administración y que dependen de la voluntad de información del órgano de administración para conocer el detalle de su gestión. Aunque la Ley de Sociedades de Capital prevé y detalla determinadas obligaciones de información del órgano de administración y medidas de control sobre el mismo, éstas muchas veces son consideradas insuficientes por parte de los socios.
Entrando al detalle de las funciones del órgano de administración, como hemos dicho, le corresponde organizar y dirigir la sociedad tanto en lo referente a su funcionamiento interno, como a sus relaciones externas con terceros.
Las funciones de los administradores se pueden regular en los estatutos sociales o bien a través de un pacto de socios, en el que se delimitan sus funciones y la forma de ejercer su cargo. Asimismo, en los citados documentos se pueden establecer obligaciones de información a cargo del órgano de administración con respecto a los socios que refuercen las mínimas obligaciones de información que se establece legalmente.
Para el desarrollo de dichas funciones los administradores tienen que cumplir con los deberes básicos regulados en la Ley de Sociedades de Capital. En síntesis estos establecen que el administrador debe desempeñar su cargo con diligencia, fidelidad y con lealtad al interés social. Asimismo, también deben guardar secreto sobre aquella información de carácter confidencial a la que tengan acceso por razón de su cargo. De estos deberes se derivan obligaciones concretas para los administradores, como informar de cualquier situación de conflicto que pueda tener en relación con los intereses de la sociedad, solicitar autorización a la Junta general en determinadas situaciones, hallarse informado de la marcha de la sociedad, entre otras.
El administrador que incumple estos deberes responderá personalmente y con su patrimonio, frente a los socios de la sociedad, por el daño que les puedan causar a los mismos socios o a la sociedad. En esta responsabilidad se atiende a la conducta del administrador, que debe ser culposa, a diferencia de la responsabilidad basada en hechos objetivos que pasamos a describir.
Por otro lado, también existe la responsabilidad por deudas sociales en la que pueden incurrir los administradores frente a terceros o acreedores por no promover la liquidación o el concurso de la sociedad. Para evitar las situaciones en que se deja una sociedad inactiva con deudas, se impone a los administradores de las sociedades en la situación detallada la obligación de adoptar las medidas oportunas para eliminar dicha causa (aumento o reducción de capital) o, en su caso, promover la ordenada disolución de la sociedad. En esta situación, el administrador debe convocar la junta general en el plazo de dos meses para que adopte, en su caso, el acuerdo de disolución, o bien solicitar la disolución judicial si, celebrada la junta general, el acuerdo social es contrario a la disolución o no se ha adoptado ningún acuerdo. Si, a su vez, la sociedad está incursa en estado de insolvencia, los administradores tienen la obligación de solicitar, en vez de la disolución, la declaración de concurso.
El incumplimiento u omisión de las obligaciones descritas, la concurrencia de una causa de disolución y la existencia de un crédito, conlleva que los administradores responderán solidaria y personalmente por las deudas sociales posteriores a la concurrencia de la causa legal de disolución.
Finalmente, y a modo de conclusión, decir que es importante utilizar la vía de los estatutos o de los pactos entre socios para regular y detallar las funciones del órgano de administración así como sus obligaciones de información y autorización a la Junta general de socios. Por parte del administrador, es importante conocer el detalle de los deberes y obligaciones que debe cumplir, tanto los fijados en la ley, como en los estatutos y pacto entre socios, en su caso, y actuar conforme a ellos; hacer constar por escrito todas las decisiones transcendentes que se adopten y notificarlas a la Junta y seguir las instrucciones de la Junta. Un administrador que actúa de la forma descrita, y toma unas pocas cautelas, no tiene porque preocuparse de incurrir en responsabilidad alguna.