En este artículo ya tuvimos ocasión de hablar sobre qué es un acuerdo de confidencialidad, su importancia para salvaguardar la información confidencial y sobre cuándo es necesario firmarlo. El objetivo del presente es entrar a analizar el contenido de un acuerdo de confidencialidad y señalar los principales pactos que se recomienda incluir en el mismo.
¿Qué pactos se recomienda incluir en el acuerdo de confidencialidad?
En primer lugar, es importante decir que no existe un modelo único de acuerdo de confidencialidad válido para cada ocasión y que es un documento que debe ser adaptado en función de las circunstancias de cada caso y, sobre todo, de las necesidades de las partes que intervienen (de si tienen o no identificada la información confidencial, de si la contraparte es alguien que puede utilizar esa información para el mercado o es sólo un inversor; de si la información o secreto empresarial está o no protegida, etc.…).
Una vez señalado lo anterior, los principales pactos que recomendamos que incluya un acuerdo de confidencialidad son los siguientes:
- Detallar con precisión la finalidad del suministro de la información confidencial. Se trata de limitar la utilización de dicha información precisando que solo será empleada para la finalidad prevista en el propio acuerdo. Por ejemplo, y de manera genérica se podría incluir para «evaluar la propuesta de colaboración».
- Referir expresamente las excepciones a la obligación de confidencialidad. Por ejemplo, que la información haya llegado a ser de dominio público.
- Regular que, si la negociación no llega a ser exitosa, la información no será utilizada en beneficio propio por la parte que la conoció a causa del proceso de negociación.
- La identificación de las personas que pueden tener acceso a la información confidencial. Recordar revisar que las personas de nuestra organización sujetas a esta obligación tienen contratos con las mismas obligaciones que nosotros asumimos frente a la parte reveladora de la información confidencial.
- Que el propio proceso de negociación o conversaciones son confidenciales.
- Regular la forma de proporcionar la información.
- Prohibir la ingeniería inversa: el análisis encaminado a descubrir cómo funciona la invención entregada, la estructura o fórmula química, etc.…
- Regular las consecuencias de incumplir la obligación de guardar confidencialidad: normalmente se incluye hacerse cargo de los daños y perjuicios ocasionados sin establecer límites económicos. Posibilidad de incluir cláusulas penales prefijadas.
- Regular la devolución de la información confidencial entregada: incluir una obligación de restituir esta información y de destruir las copias o soportes de esta.
Es importante regular la duración de la obligación de guardar confidencialidad: si es una obligación permanente e indefinida o bien si se establece un período temporal. Al respecto, debemos distinguir, por un lado, la vigencia del acuerdo de confidencialidad y la duración de la obligación de confidencialidad, por el otro.
Con respecto a la vigencia, se trata del propio contrato, durante cuánto tiempo vamos a intercambiar información reservada, es decir, lo que dure el objeto del contrato, la negociación o el desarrollo del proyecto por el cual se tiene acceso a dicha información.
En cuanto a la duración del acuerdo, es el tiempo que debemos mantener el sigilo o secreto. Es habitual que se establezca un plazo de 5 o 10 años. No obstante, lo anterior puede haber determinada información valiosa que convenga que siga siendo confidencial pasado ese tiempo. En esos casos puede ser conveniente establecer un plazo mayor o incluso una duración indefinida, lo que significa que dicho deber persistirá, tanto durante el tiempo que dure la relación mercantil o contratación, como una vez finalizada la misma.