¿Cuánto tiempo debes guardar documentación en tu empresa?

Una de las novedades que establece el RGPD, es que la empresa debe fijar e informar de los plazos de conservación de la documentación y/o información que contiene datos de carácter personal. Entonces surge la pregunta: cuánto tiempo debemos guardar documentación en la empresa:

En muchos casos se está informando de estos plazos de conservación ligándose, por ejemplo, a la duración de la relación contractual. Pero la realidad es que, esté vigente o no la relación contractual, existen diversidad de plazos legales de conservación obligatoria de la documentación empresarial, que van ligados a distintos tipos de responsabilidades, que pueden ser de carácter fiscal, laboral, civil y/o administrativo.

Mediante este artículo, relacionamos los distintos plazos de conservación de la información que, en general, deben ser tenido en cuenta.

 Regla General sobre guardar documentación en la empresa:

En virtud de lo establecido en el artículo 30 del Código de Comercio, y salvo otros criterios, todos los documentos y/o información de la empresa se conservará durante 6 años.

Esto afecta a toda la documentación contable, fiscal, laboral o mercantil, incluida la correspondencia.

Plazos específicos

Nuestra empresa también debe marcar unos mínimos plazos en función de la tipología de datos que se trate y atendiendo a los distintos plazos de prescripción, que deberán conocer cada uno de los departamentos.

En este cuadro se relacionan los plazos de prescripciones que afectan o pueden afectar a nuestra organización:

Materia Prescripción Normativa 
Laboral a efectos de infracciones3 añosArt. 4.1 RD 5/2000
Seguridad Social a efectos de infracciones4 añosArt. 4.2 RD 5/2000
Prevención de Riesgos Laborales a efectos de infracciones5 añosArt. 4.3 RD 5/2000
Fiscal a efectos de deudas tributarias4 añosArt. 66 Ley 58/2003
Fiscal a efectos de comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas10 añosArt. 66 bis Ley 58/2003
Contable y mercantil6 añosArt. 30 del CC
Delitos contra Hacienda Pública y Seguridad Social10 añosArt. 131 LO 10/1995

 Otros plazos para guardar documentación:          

     Hay otros documentos respecto de los que no existe plazo específico de conservación.

En cualquier caso, la recomendación sería:

  • Prestamos: Su conservación hasta que sean devueltos o cancelados.
  • Garantías: Su conservación hasta que se hayan cancelado.
  • Bienes de inversión: Su conservación hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede alcanzar los 9 años).
  • Documentación de ejercicio con Bases Imponibles Negativas: Su conservación hasta pasados 4 años desde su compensación.

Blanqueo de capitales

La Ley 10/2010 de 28 de abril, establece en su artículo 25 un período mínimo de conservación de documentos:

  • 10 años para la documentación que fundamente el cumplimiento de las obligaciones legales en esta materia.

En concreto:

  • Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida.
  • Original o copia de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones y los intervinientes.

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Xavi Saula

Abogado – Socio de Auris Advocats

DPO-Especializado en Protección de Datos y adaptación al nuevo RGPD

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