Una de las novedades que establece el RGPD, es que la empresa debe fijar e informar de los plazos de conservación de la documentación y/o información que contiene datos de carácter personal. Entonces surge la pregunta: cuánto tiempo debemos guardar documentación en la empresa:
En muchos casos se está informando de estos plazos de conservación ligándose, por ejemplo, a la duración de la relación contractual. Pero la realidad es que, esté vigente o no la relación contractual, existen diversidad de plazos legales de conservación obligatoria de la documentación empresarial, que van ligados a distintos tipos de responsabilidades, que pueden ser de carácter fiscal, laboral, civil y/o administrativo.
Mediante este artículo, relacionamos los distintos plazos de conservación de la información que, en general, deben ser tenido en cuenta.
Regla General sobre guardar documentación en la empresa:
En virtud de lo establecido en el artículo 30 del Código de Comercio, y salvo otros criterios, todos los documentos y/o información de la empresa se conservará durante 6 años.
Esto afecta a toda la documentación contable, fiscal, laboral o mercantil, incluida la correspondencia.
Plazos específicos
Nuestra empresa también debe marcar unos mínimos plazos en función de la tipología de datos que se trate y atendiendo a los distintos plazos de prescripción, que deberán conocer cada uno de los departamentos.
En este cuadro se relacionan los plazos de prescripciones que afectan o pueden afectar a nuestra organización:
| Materia | Prescripción | Normativa |
| Laboral a efectos de infracciones | 3 años | Art. 4.1 RD 5/2000 |
| Seguridad Social a efectos de infracciones | 4 años | Art. 4.2 RD 5/2000 |
| Prevención de Riesgos Laborales a efectos de infracciones | 5 años | Art. 4.3 RD 5/2000 |
| Fiscal a efectos de deudas tributarias | 4 años | Art. 66 Ley 58/2003 |
| Fiscal a efectos de comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas | 10 años | Art. 66 bis Ley 58/2003 |
| Contable y mercantil | 6 años | Art. 30 del CC |
| Delitos contra Hacienda Pública y Seguridad Social | 10 años | Art. 131 LO 10/1995 |
Otros plazos para guardar documentación:
Hay otros documentos respecto de los que no existe plazo específico de conservación.
En cualquier caso, la recomendación sería:
- Prestamos: Su conservación hasta que sean devueltos o cancelados.
- Garantías: Su conservación hasta que se hayan cancelado.
- Bienes de inversión: Su conservación hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede alcanzar los 9 años).
- Documentación de ejercicio con Bases Imponibles Negativas: Su conservación hasta pasados 4 años desde su compensación.
Blanqueo de capitales
La Ley 10/2010 de 28 de abril, establece en su artículo 25 un período mínimo de conservación de documentos:
- 10 años para la documentación que fundamente el cumplimiento de las obligaciones legales en esta materia.
En concreto:
- Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida.
- Original o copia de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones y los intervinientes.
Abogado – Socio de Auris Advocats
DPO-Especializado en Protección de Datos y adaptación al nuevo RGPD