Una de las novedades que establece el RGPD, es que la empresa debe fijar e informar de los plazos de conservación de la documentación y/o información que contiene datos de carácter personal. Entonces surge la pregunta: cuánto tiempo debemos guardar documentación en la empresa:
En muchos casos se está informando de estos plazos de conservación ligándose, por ejemplo, a la duración de la relación contractual. Pero la realidad es que, esté vigente o no la relación contractual, existen diversidad de plazos legales de conservación obligatoria de la documentación empresarial, que van ligados a distintos tipos de responsabilidades, que pueden ser de carácter fiscal, laboral, civil y/o administrativo.
Mediante este artículo, relacionamos los distintos plazos de conservación de la información que, en general, deben ser tenido en cuenta.
Regla General sobre guardar documentación en la empresa
En virtud de lo establecido en el artículo 30 del Código de Comercio, y salvo otros criterios, todos los documentos y/o información de la empresa se conservará durante 6 años.
Esto afecta a toda la documentación contable, fiscal, laboral o mercantil, incluida la correspondencia.
Plazos específicos
Nuestra empresa también debe marcar unos mínimos plazos en función de la tipología de datos que se trate y atendiendo a los distintos plazos de prescripción, que deberán conocer cada uno de los departamentos.
En este cuadro se relacionan los plazos de prescripciones que afectan o pueden afectar a nuestra organización:
| Materia | Prescripción | Normativa |
| Laboral a efectos de infracciones | 3 años | Art. 4.1 RD 5/2000 |
| Seguridad Social a efectos de infracciones | 4 años | Art. 4.2 RD 5/2000 |
| Prevención de Riesgos Laborales a efectos de infracciones | 5 años | Art. 4.3 RD 5/2000 |
| Fiscal a efectos de deudas tributarias | 4 años | Art. 66 Ley 58/2003 |
| Fiscal a efectos de comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas | 10 años | Art. 66 bis Ley 58/2003 |
| Contable y mercantil | 6 años | Art. 30 del CC |
| Delitos contra Hacienda Pública y Seguridad Social | 10 años | Art. 131 LO 10/1995 |
Otros plazos para guardar documentación
Hay otros documentos respecto de los que no existe plazo específico de conservación.
En cualquier caso, la recomendación sería:
- Prestamos: Su conservación hasta que sean devueltos o cancelados.
- Garantías: Su conservación hasta que se hayan cancelado.
- Bienes de inversión: Su conservación hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede alcanzar los 9 años).
- Documentación de ejercicio con Bases Imponibles Negativas: Su conservación hasta pasados 4 años desde su compensación.
Blanqueo de capitales
La Ley 10/2010 de 28 de abril, establece en su artículo 25 un período mínimo de conservación de documentos:
- 10 años para la documentación que fundamente el cumplimiento de las obligaciones legales en esta materia.
En concreto:
- Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida.
- Original o copia de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones y los intervinientes.
Abogado – Socio de Auris Advocats
DPO-Especializado en Protección de Datos y adaptación al nuevo RGPD